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办公环境6S+管理体系的探索与实践

2023-05-31 17:55:26来源:时代在线  

一、办公环境6S+管理体系实践背景与意义

(一)践行宗旨为民造福的必然要求


(资料图片仅供参考)

“为民办实事”成为着力解决人民群众急难愁盼问题的必然要求。惠民生、暖民心、顺民意的工作必须做到群众心坎上,从而增强人民群众获得感、幸福感、归感。

(二)激发基层单元活力的重要实践

办公环境作为基层责任单元的物理承载载体,是推进激发基层单元活力的重要抓手。工作环境将影响着员工工作热情、效率、甚至人才去留,对提升工作效率,增强企业凝聚力,塑造与企业文化相适应的整体形象有着重要意义。

二、电信运营商基层办公环境存在的问题

(一)缺乏系统的研究及管理标准

电信运营商在历经重组融合的历史过程中,办公场地和用房来源多样,不少存在房龄长,内部装修设计风格陈旧、过时等问题,功能布局仍以封闭型空间或行政事业性风格为主,员工感知不佳。缺乏对办公环境系统的研究,管理要求分散,自发式、散点式改进,与其它国企相比,客户对企业实力缺乏信心……这些问题对企业高质量发展存在较大影响。

(二)缺乏实践的抓手及有效机制

办公环境是一种整体的氛围,不止包含硬件还包含软件以及人的观念意识,内容复杂。实际工作怎么干、干什么需要进一步厘清,管理标准和要求如何落地、怎样保障落地需要认真规划、避免流于形式。

三、办公环境6S+管理体系路径探析

以问题为导向,通过调查研究,借鉴6S标准化管理方式,通过1个顶层规划、1个专项工程、4个提升行动、6个工作机制的“1146”工作实施模式,构建“硬件为基座,软件为上层建筑”的6S+管理模式,进一步塑造与企业文化相适应的整体形象、高效率高品质的工作作风,提升员工获得感、幸福感,为高质量发展提供坚实有力保障。

图1 办公环境6S+管理内涵

(一)实施1个顶层规划,搭建6S+框架内容

“6S”是整理、整顿、清扫、清洁、素养和安全这6个单词的缩写,指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理的一种方式。借鉴到办公环境,设计规划3个基本原则与7个核心内容,分步实施推进。

3个基本原则分别为整体综合原则、分步推进原则、渐进持久原则。

7个核心内容即“7S”分别为整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约。

图3 3个基本原则与7个核心内容

(二)推进1个专项工程,奠定6S+硬件基础

开展“我爱沃家”基层单元办公环境优化提升工程,解决从办公场地功能布局不合理、办公家具及装饰陈旧等员工感知差满意度差、影响办公环境的硬件问题,从视觉、感知上先行提升整理、整顿、清扫、清洁四项。

调查研究倾听意见

通过线上调查、线下走访、基层座谈、电子问卷等方式,对广东联通全省270处基层办公场地的7方面20余项内容开展了多维度、多方面的广泛调研,归纳出了缺乏管理标准体系、核心地段选址不足、装修及家具陈旧、功能布局不合理等问题,确定了整改目标及内容。

形成套管理标准

根据调研结果,结合实际,明确1个定位、5个原则,从“基本位置、基本功能、基本配套”三个层面制定广东联通办公环境管理标准,实现统一规划、统一风格、统一标准。

1个定位即参照国家、集团公司相关要求,结合本省实际,对各地市基层单元办公场所实行分层、分级、分类管理,实现开放创新,辨识度高,装修风格统一的形象。

5个原则即符合企业形象、展现企业文化、关心员工体验、满足发展需要、符合八项规定。

基本位置根据自有物业和租赁物业分别明确,基本功能则将场地分成4类划分标准、配套、个性三类功能区,基本配套分别明确装修标准、照明标准、家具标准、装饰标准、翻新标准、卫生标准,对标准的具体内容进行了详细明确。

图4 办公环境管理“三基”标准体系

制定一本规范手册

为进一步推进全省办公场所装修采用“统一标准”装修,制定了《广东联通基层单元办公空间识别(SI)规范》。《规范》包含场地布局规范、施工规范、家具元素规范、LOGO应用规范、装修概算,用于指导全省基层办公场地以及环境设计,作为给基层赋能的工具包,实现快速查找不同类型的办公面积、套用与之对应的SI标准、进行装修设计的快速输出、降低后续的装修设计成本,此外,还对设计、监理、施工、家具供应商实现统一入库、选型上架,形成了一套可复用的物料索引,切实为基层减负。

图5 广东联通办公场地及环境空间识别(SI)执行手册

基层首创一体推进

为确保贴合一线使用需求,充分发动群众智慧,超过60%的基层员工从方案设计、选择家具、场地施工到最终交付全程参与,通过整改内容公示、进度晒单、新办公区员工体验日等保证过程透明、群众监督,最终成效以员工满意度为唯一评价标准。办公场地改造过程中重新设计了门厅、接待区、会议室的空间布局,提升了党建展馆、活动室、阅读角、“五小”等区域的功能合理性,推进“微食堂”试点,设置了“温暖沃家”休闲区与母婴室。

(三)开展4个提升行动,助力6S+渐进深入

通过作风提升行动、安全提升行动、节约提升行动、竞赛提升行动,助力素养、安全、节约三项渐进深入,培养员工意识习惯,逐步形成标准+规范的管理体系。

作风提升行动:规范行为养成习惯

明确着装及仪容仪表要求,倡导乘梯、就餐、宿舍等文明礼仪,通过OA宣传、视频短片、主题党日学习等方式,规范和培养员工行为和习惯,统一内部管理、提高工作效能、建立良好秩序,打造干净整洁、安全、舒适、有序的办公环境。

安全提升行动,消除隐患预防事故

加强日常现场安全管理及隐患排查,重点针对通信机房、办公楼、营业厅、呼叫中心、仓储等场所火灾隐患,蓄电池、燃气、油料等危险源管控缺失,消防设备缺失老化、失修停用问题,制定维保、清洁等现场安全作业标准,加强员工安全培训、实战演习,规范日常作业管理、日常巡查、隐患排除,完善应急予案,防微杜渐。鼓励全员发现身边存在的安全隐患,开展隐患随手拍,核实后闭环整改,给予上报人正向激励,行动累计排查隐患643项,隐患100%纳入台账及闭环整改。

节约提升行动:节约资源杜绝浪费

开展大功率电器摸查监控、大楼隔热节能、中央空调管理制度、电梯提速增效、办公照明管控、规范合理使用办公用品、推动全省绿色出行等办公节能活动,通过制度保障、责任监督、考核机制推进绿色办公;开展“光盘”行动和“文明餐桌”行动、提升食堂员工管理、严格执行公务用餐标准、食党监督员、将餐饮浪费工作列入作风整改清单等方式制止餐饮浪费。

图6 节约提升行动系列宣传

竞赛提升行动:以赛代罚行为强化

阶段性开展竞赛,通过6S+ 活动日、季度流动红旗、年终评比将6S+管理活动贯穿周、月、季、年进行落地执行,进行思想及行为强化。

(四)6个机制统筹推进,横向到边纵向到底

形成6个机制管理方法论,系统性推进,实现“横向到边”、“纵向到底”的工作格局,确保落到实处。

党建融入机制:由省公司党建工作领导小组统筹指导,将其纳入党委作风整改清单,地市党委专题研究,班子包挂重点单元,进行工作成效评价。

责任落实机制:清单制明确明确目标压责任,下发《关于强调办公环境优化提升相关要求的通知》,十个严格要求确保目标落到实处,工作推进有序。

联合攻坚机制:对难度大、难点多的地市,成立省市联合攻坚组,党支部结对共建共同打造样板间。

重点帮扶机制:省、市、县三级定期紧密沟通,双周通报进度,落后地市重点督办,月度实地或视频点对点沟通,及时协调解决推进过程难点、重点。

政策扶持机制:投入专项整改资金,向欠发达、基础差的地市、区县倾斜。

验收评价机制:实地、视频逐一验收,一线员工满意度达95%以上为最终评价标准。

四、办公环境6S+管理初步成效

(一)提升员工幸福指数和企业形象

通过近3年的实践,围绕员工感知差、反响强烈的重难点问题,使273处11万平米基层办公环境焕然一新,惠及10600余名一线员工,员工满意度达99.5%。“我感觉非常温馨、宽阔明亮,让我每天都有工作的激情”,“新的办公环境让我们感到自信,再也不怕客户上门参观洽谈。”……新的办公环境不但让员工赞不绝口,为业务的开展起到了不小的助力。

(二)形成公司办公环境管理新机制

开创性地建立了办公环境标准化管理,填补了自广东联通成立以来在办公环境管理方面的空白,为其它省分兄弟公司提供了借鉴,也是强化内部管理、提升作风建设、践行企业文化的一项创新举措,通过员工投票、专家评审共评选出“最美沃家”优秀基层单元16个进行挂牌。

(三)落实党建引领提升公司影响力

作为落实党的主题教育的一项重要举措,基层单元办公环境提升工作得到内外部肯定,荣获集团公司、人民邮电报等的好评和报道。

五、逐渐形成办公环境6S+管理文化

环境既是生产力,环境也创造价值,人改变环境,环境也可以改变人。6S不是目的,是手段,更重要的是通过优化人流、物流、信息流等资源配置,规范行为,为员工创造一个干净、整洁、舒适、科学合理的工作场所和空间环境,借此改善员工的精神面貌,并向人文环境建设发展延伸,最终提升人的素质,为企业造就一个高素质的优秀群体。为此,要站在新发展阶段、新发展理念、新发展格局的视角,在把握要义、界定关系、顺应走势和关键要素四个维度上守正创新,通过领导重视、广泛宣传、组织落实、长抓不懈、全员参与、持续改进等手段措施,通过“强制-自觉-自然-习惯-性格-文化”路径,最终将6S+管理内化于心,外化于形,从而促进企业高质量发展。

图7 提升后的办公环境

作者单位:中国联通广东省分公司

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责任编辑:hnmd003

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